Phương pháp ghi sổ kép là gì
Phương pháp ghi sổ kép hay ghi kép trên tài khoản là phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh lên tài khoản kế toán theo các quan hệ đối ứng bằng cách ghi ít nhất 2 lần với cùng 1 số tiền phát sinh lên ít nhất 2 tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với nhau. Thực chất là ghi Nợ vào tài khoản này và ghi Có vào tài khoản khác có quan hệ đối ứng với nó với cùng một số tiền.
Hay nói dễ hiểu
Phương pháp ghi sổ kép là gì
Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan ít nhất đến hai tài khoản. Nếu một tài khoản đã ghi Nợ, thì tài khoản còn lại phải ghi Có, và ngược lại. Quan hệ Nợ – Có như vậy gọi là quan hệ đối ứng. Quan hệ đối ứng đó gọi là “ghi sổ kép
The hệ thống ghi sổ kép, ảnh hưởng kép của một nghiệp vụ đưược ghi nhận vào những tài khoản phù hợp. Hệ thống này cung cấp một phương pháp khoa học và logic cho việc ghi sổ nghiệp vụ, Ghi kép cũng đảm bảo sự chính xác của việc ghi sổ các nghiệp vụ và phát hiện các sai sót phát sinh.
Trong một doanh nghiệp nếu các nghiệp vụ đã được ghi vào tài khoản theo kiểu Nợ – Có được duy trì thì tổng ghi nợ trong kỳ (tháng, quý, năm) bằng tổng ghi có trong kỳ của tất cả các tài khoản
Việc ghi một nghiệp vụ kế toán phát sinh vào tài khoản được gọi là bút toán (định khoản. Để ghi nhận chính xác một bút toán, cần phải thực hiện các việc sau:
– Phân tích nghiệp vụ để đánh giá đối tượng bị ảnh hưởng của nghiệp vụ
– Xác định tài khoản càn sử dụng để ghi nhận một nghiệp vụ
– Xác định số tiền ghi Nợ, ghi Có vào từng tài khoản liên quan đến nghiệp vụ
Ví dụ về phương pháp ghi sổ kép:
Ví dụ 1: Ngày 1/8/2021 công ty ABC rút TGNH nhập quỹ tiền mặt, số tiền 100tr VNĐ
Nghiệp vụ kế toán này liên quan tới hai đối tượng là tiền mặt, và tiền gửi ngân hàng. Cụ thể khi rút tiền gửi ngân hàng, số tiền gửi ngân hàng giảm, và số tiền mặt sẽ tăng lên sau khi nhập quỹ. Số tiền tăng hoặc giảm đều là 100tr
Có hai tài khoản sử dụng: TK “Tiền mặt” và ”TGNH”. Do tiền mặt và tiền gửi ngân hàng đều là tài sản, nên kết cấu tài khoản của chúng là như nhau. Tuy nhiên, khi tiền mặt tăng kế toán phải ghi nợ TK “Tiền mặt”, TGNH của doanh nghiệp giảm, kế toán phải ghi có TK “TGNH” với cùng số tiền là 100tr VNĐ
Theo phương pháp ghi sổ kép, chúng ta có bút toán ghi nhận vào sổ kế toán nghiệp vụ kế toán trên như sau:
Nợ TK Tiền mặt: 100.000.000
Có TK TGNH: 100.000.000
Quy trình ghi sổ kép như sau:
Tài khoản trên thực tế là sổ kế toán(sổ cái) có nhiều cột. Trong một doanh nghiệp khi một nghiệp vụ kế toán phát sinh được ghi ngay lên chứng từ minh chứng sự hình thành của nghiệp vụ. Sau đó các nghiệp vụ được phân tích xác định tài khoản liên quan, số tiền ghi Nợ, có và cuối cùng là ghi tài khoản (thực tế là ghi vào sổ cái). Về mặt lý thuyết có thể ghi một nghiệp vụ từ chứng từ vào thẳng sổ cái. Tuy nhiên để thuận lợi cho việc kiểm soát các nghiệp vụ, cho việc kiểm tra sai sót, cho việc phân công lao động kế toán,…quy trình ghi sổ được thiết kế khoa học bao gồm các bước chính sau:
Bước 1: Phân tích mỗi ngiệp vụ để xác định sử ảnh hướng tới tài khoản, số tiền ghi Nợ, ghi Có
Bước 2: Ghi nhật ký nghiệp vụ phát sinh. Sổ nhật ký là sổ ghi chung cho mọi nghiệp vụ phát sinh. Cơ sở để ghi các nghiệp vụ kế toán đã được ghi trên chứng từ. Để ghi được vào sổ nhật ký, kế toán cần thiết ơhair thực hiện bước 1 nêu trên. Trên thực tế vận dụng, các doanh nghiệp có nhiều dạng nhật ký, tuy nhiên cuốn sổ nhật ký thông dụng nhất được gọi là sổ nhật ký chung
Bước 3: Chuyển số liệu đã ghi từ nhật ký chung vào sổ cái
Xem thêm: Cách ghi sổ nhật ký chung
Các nghiệp vụ sau khi ghi sổ nhật ký chung được chuyển tiếp vào sổ cái tài khoản liên quan. Một quyển sổ (hoặc tập tin trên máy tính) chưa tất cả các tài khoản được gọi là Sổ Cái. Trên sổ cái mỗi tài khoản được trình bày trên một trang riêng, mỗi tài khoản theo dõi cho một đối tượng
Trên thực tế đối với quy trình làm báo cáo tài chính thì phương pháp ghi sổ kép thể hiện rõ nét nhất
Trên là phương pháp ghi sổ kép, các bạn tham khảo thêm: Tài khoản kế toán là gì