Có nhiều yếu tố để góp phần hoàn thiện cho quá trình hoạt động của một doanh nghiệp và một trong số đó chính là con dấu doanh nghiệp. Vì có ảnh hưởng đến sự vận hành và toàn bộ hoạt động nên việc quản lý và sử dụng con dấu không đơn giản như nhiều nhà khởi nghiệp mới vẫn thường nghĩ. Trên thực tế có nhiều loại dấu khác nhau và được sử dụng trong những trường hợp nhất định nhưng nhiều người vẫn nhầm lẫn chúng có thể thay thế cho nhau. Điển hình là việc đóng dấu treo và dấu giáp lai là hai loại hình tồn tại sự nhầm lẫn lớn nhất.
Xem thêm: >> Doanh nghiệp đấu giá tài sản được phép thành lập và hoạt động dưới hình thức nào? >> Hỗ trợ 3 tháng tiền thuê nhà cho người lao động trong 6 tháng đầu năm 2022 >> Trước những sai phạm của nhà đầu tư bất động sản có một số vấn đề liên quan đến giải quyết quyền lợi của khách hàng
Đóng dấu treo
Thế nào là đóng dấu treo? Từ các quy định có liên quan có thể hiểu việc đóng dấu treo chính là dùng con dấu của doanh nghiệp để đóng lên trang đầu tiên và phải trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Trong đó phần tên doanh nghiệp được viết phía bên trái, trên đầu của văn bản, phụ lục. Vì vậy khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía bên trái và dấu phải được đóng trùm lên tên doanh nghiệp, tên phụ lục đó. Mục đích chính của việc đóng dấu treo nhằm để thể hiện văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.
Phạm vi áp dụng
Việc đóng dấu treo được áp dụng trong các trường hợp sau:
- Văn bản có phụ lục kèm theo
- Bản sao văn bản do chính doanh nghiệp ban hành
- Người ký văn bản không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc không có thẩm quyền sử dụng con dấu
Văn bản áp dụng
- Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp
- Hợp đồng và phụ lục hợp đồng
- Hóa đơn, chứng từ kế toán
- Bản sao các văn bản do doanh nghiệp sao y
- Xác nhận của phòng nghiệp vụ đối với việc thực tập
- Các văn bản mang tính thông báo trong doanh nghiệp
Giá trị của đóng dấu tréo
Những văn bản có đóng dấu treo được công nhận là một văn bản do chính doanh nghiệp ban hành hoặc thừa nhận đó là một phần của văn bản chính. Điều này tương tự như việc công chứng, chứng thực đối với văn bản đó.
Dấu giáp lai.
Đóng dấu giáp lai
Đóng dấu giáp lai là hình thức doanh nghiệp dùng con dấu đóng lên lề trái hoặc lề phải của những văn bản gồm 2 tờ trở lên. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Mục đích của hình thức này nhằm để mỗi phần của văn bản đều có thông tin về con dấu của doanh nghiệp. Từ đó bảo đảm được tính chân thực của từng phần trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.
Phạm vi áp dụng
Khác với đóng dấu treo chỉ được áp dụng trong một số trường hợp đặc thù thì việc đóng dấu giáp lai có phạm vi rộng hơn khi có thể sử dụng trong mọi trường hợp. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản” (CSPL: điểm đ khoản 1 Điều 33 NĐ 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
Văn bản áp dụng
Tương ứng với phạm vi, những loại văn bản bao gồm 2 tờ trở lên đều được sử dụng dấu giáp lai
Giá trị của đóng dấu giáp lai
Xác định được các tờ là một phần của văn bản theo một thứ tự nhất định.
Khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.
Hy vọng qua phần chia sẻ trên đã giúp doanh nghiệp hiểu hơn về hai hình thức đóng dấu treo và dấu giáp lai để có thể áp dụng chính xác nhất. Nếu cần thêm thông tin chi tiết, doanh nghiệp có thể liên hệ về Phan Law Vietnam theo thông tin dưới đây.
PHAN LAW VIETNAM Hotline: 0794.80.8888 – Email: [email protected] Liên hệ Văn phòng Luật Sư