tổ chức sự kiện là một khái niệm còn tương đối mới mẻ ở việt nam, vì thế mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau nhau. do đó, để có thể hiểu về “sỰ kiỆn” và nghề “tỔ chỨc sỰ kiỆn” một cách chi tiết, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dướn ></hép!
>>> các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện
>>> 21 bước để giới thiệu một sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng
trước khi đi vào tìm hiểu “tổ chức sự kiện là gì?”, “tổ chức sự kiện cần làm những công việc gì?” hay “người làm tổ chức sự kiện cần phải có những gì? “ thì chúng ta phải hiểu được “sỰ kiỆn” là gì trước đã nha.
1. khái niệm về sự kiện?
tteo từ đ điển tiếng việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với ời sống xã hội và ược cc phươn truy hoa hậu hoàn vũ việt nam,… mới được xem là sự kiện.
Co người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt ộng quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt ộng mang ý ng ĩhân và cộng ỏtg ộtg ộtg ộtg ộtg ộtg ộtg ộtg ộtg ộtg ộtg ộtg ộtg ộtg , sinh nhật,…
một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt ộng liên quan ến hoạt ộng tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổc chức triển lãm,…
tóm lại sự kiện (event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó , tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
trong marketing, event ược ịnh nghĩa là những hoạt ộng marketing liên quan ến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay ịnh vỺ
2. tổ chức sự kiện là gì?
tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “sự kiện” diễn ra, từ khi nó bắt ầu hình thành trong ý tưởngg cho ến khi nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nó nóp
tổ chức sự kiện là tổ chức cac hoạt ộng trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doan, giải trí trí, thao, … Thông qua các hình thức ứi thảo, họ, họt, , lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức đư>
Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
– business event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
– corporate events: là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
– fundraising events: là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
– exhibitions: là các hoạt động triển lãm
– trade fairs: là việc tổ chức các hội chợ thương mại
– entertainment events: các sự kiện mang tính chất giải trí
– concerts/live performances: các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
– festive events: là các lễ hội, liên hoan, festive,…
– government events: là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
– meetings: là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– seminars: là các buổi hội thảo chuyên đề
– workshops: bán hàng
– lectures: là các buổi hội thảo
– conventions: là các buổi hội nghị
– social and cultural events: các sự kiện về văn hoá, xã hội
– sporting events: các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– marketing events: các sự kiện liên quan tới marketing
– promotional events: các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– brand and product launches: các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
3. vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện:
vệc tổc sự kiện thực chất là việc tạo ra một cai cớ ể ể nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới Truyền thông và ối tượng công chung mục tiêu.
tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứqờ thqung. các doanh nghiệp tổ chức event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh
một “sỰ kiỆn” thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đ.ão tham gia còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.
4. mục đích của tổ chức sự kiện:
mục đích của sự kiện chynh là những kết quả mà nhà ầu tư và nhà tổ chức sự kiện ịnh ra nhằm pHấn ấu ạt ược Trong quáv trình ạt ược Trong quáv trình the thhiện sự kiện ện ạt ược trong quáv trình the thhiện sự kiện ện ấu ạt ược trong quáv trains thông thường một sự kiện thường hướng ếng ến 3
– nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà p. ƺt
– giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
– phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chynh sách kênh phối và quảng t. p>
5. quy trình tổ chức sự kiện:
công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.
có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lưhợc. thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.
một quy trình tổ chức sự kiện “chuẨn” bao gồm những nội dung sau:
– giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
+ nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
+ chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
+ xúc tiến và quảng bá sự kiện
– giai đoạn thực hiện sự kiện:
+ tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
+ tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
+ tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
+ tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
+ tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
+ xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
– kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
+ xúc tiến và quảng bá sự kiện
+ quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
+ quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
+ chăm sóc khách hàng
ngoài ra trong qua trình thực hiện sự kiện bạn cần pHải có pHương & >
chú ý: các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việt nh tic.
quy trÌnh tẠi mỘt cÔng ty quẢng cÁo
cÁc thÀnh phẦn tham gia vÀo mỘt sỰ kiỆn
là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của. người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:
+ nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện.
+ nhà tổ chức sự kiện.
+ khách mời tham gia sự kiện.
+ khách vãng lai tham dự sự kiện
+ chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.
6. chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiựn chuyên nghiệp:
các chuyên gia thường ví von người làm tổ chức sự kiện như một nghệ nhân ghép hình. sự sáng tạo, tính cẩn trọng, tỉ mỉ, hòa nhã, … là những họa cơ bản nhất về một chuyên viên tổ chức sự ự kiần y y y cơ
yÊu cẦu lao ĐỘng trong nghỀ tỔ chỨc sỰ kiỆn
– khả năng sáng tạo luôn là ưu tiên hàng đầu mà một người làm tổ chức sự kiện cần phải có. bởi, bất cứ một sự kiện nào tổ chức ấn tượng, sang tạo đều có sức hút đặc biệt đối với công chúng.
– người làm tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi pHải có tíh chuyên môn Hóa cao và đa dạng về ngành nghề và công việc mà móy móc khó có thay Thay Thay Thay Thay Thay Thay Người.
– tổ tổ chức cao đòi hỏi người làm tổ chức sự kiện pHải có khả nĂng làm việc nhóm, phối hợp công việc giữa các bộn nhịp nhàng, ồng bộm ảm ằm ằm ằm ằm ằm ằm ằm ằm ằm ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM ủM >
– người làm sự kiện luôn pHải chịu một sức times tâm lý tương ối lớn, bởi họ vừa pHải chi sự chi pHối của kếch tiến ộ, lạa vại hỏi sự n ộng.
– do ặc tính nghề nghiệp dịch vụ nên pHải giao tiếp với rất nhiều ối tượng khác nhau mà đòi hỏi luôn pHải cócoi ộ vui vẻ và chuẩn mực Trong côc.
chÂn dung mỘt chuyÊn viÊn tỔ chỨc sỰ kiỆn chuyÊn nghiỆp
người chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi cần phải hội tụ đầy đủ 4 yếu tố: kiến thức, kỹ năng, khả.v th</
về kiến thức
+ có sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu/nhãn hiệu
+ có hiểu biết về khách hàng mục tiêu của sự kiện
+ có kiến thức xã hội
về kỹ năng
+ kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện
+ kỹ năng triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả sự kiện.
về khả năng
+ khả năng sáng tạo
+ khả năng quan sát chi tiết cao
+ có khả năng đi xa
+ khả năng xử lý tính huống
về thái độ
+ lăn xả, nhiệt tình, không ngại khó khăn
+ chịu làm việc với áp lực cao từ nhiều phía (công ty, khách hàng, đối tác)
+ cầu tiến, biết lắng nghe
+ học cách nói chuyện với tất cả mọi người, xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người
tóm lại một chuyên viên tổc chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải hội tụ ược tất cả các yếu tố sáng tạo, khả nĂng làm việc với cường ộ, ap lực cao cao, khả , triển khai kế hoạch, thai độ nhiệt tình, cầu tiến, hòa đồng,….
7. những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công:
ểc ược hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần pHải CO NHữNG điều kiện nhất ịnh như pHải ược lế ạch chu đao, xác ịnh mục ti ược tt. và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.
– tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện
việc ầu tiên ngay sau khi ấn ịnh ược ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm ược ngay một ịa ịa ổ ổc ưng tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp ồng và các thủ tục liên quan ến ịa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hẗt tranh mộ ”
– gửi thư mời có thông điệp hiệu quả
thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. vì thế, thư mời cần pHải thông báo ược tới người tham dự những chi tiết như: cai gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào, … or.
nếu có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sỺỡn bn> c
– phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó
một kế hoạch chi tiết ến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có cụ th/p.
bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kếch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay ổi, diễn giản ến muộ ể ể ả ả ả ả ả ả bị tốt nhất.
– hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ
tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cach chi tiết, ầy ủ ủ, Khoa học vào một excel ể có thể sửng khi tổc sự kiện và ki ki khú -kh.
Các Thông tin về người tham dự sự kện thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, thẻ ịa điểm khi chuẩn bị sự kiện there
ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời bằng fele excel còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, trồng chéo thông tin,… giữa các
-chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất
những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. nếu vô tình không ể ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới giựn troc th.
– lập kế hoạch b cho mọi tình huống
sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. vì thế bạn luôn pHải có một kếcho dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi Theo Chiều hướng xấu.
nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cẻn phải đi di.i
– trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp
khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn.
cấp.
vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dynh hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… ẽ vô c c c ngd hữ ngd hữ những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.
– theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công
luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện. hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng.
bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi sự kiện kết thúc. nếu có thể, hãy gửi kèm trong thư một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.
– Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện
ể ảo bảo cho sự kiện ược diễn ra tốt ẹp, thì ekip thực hiện cần pHải có sự pHối hợp nhồp nhồ và b ,.. là những vật dụng không thể thiếu.
hãy lên một danh Sách thiết bị và cr kếch thuê một ội kỹ tuật chuyên nghiệp ể thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí, cũng như ộm b ệng ơtng ơtng. >
-chi tiêu trong phạm vi ngân sách
sẽ vông tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc ịnh giá thêm với các ơn vị pHân pHối thực phỏm, công ty phần “mặc cả” này sẽ cứu ng
xem them:
>>> dịch vụ quảng cáo truyền hình
>>> bản chất của quảng cáo là gì?
