Đơn đặt hàng hay còn gọi là Purchase Order (PO) và hợp đồng thương mại – (Contract) và hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là 3 loại giấy tờ khác nhau. Nếu bạn chưa phân biệt được các loại hóa đơn này là gì, cũng tham khảo thông tin chi tiết trong bài viết nghiệp vụ do VinaTrain trình bày tại đây.
Purchase order là gì?
Purchase order P/O (yêu cầu mua hàng) là chứng từ do các công ty, doanh nghiệp khi có nhu cầu mua hàng sẽ gửi đến nhà cung cấp sản phẩm, hàng hóa đó.
Khi bên bán xác nhận đơn hàng, purchase order sẽ trở thành một thỏa thuận mang tính ràng buộc giống như hợp đồng mà 2 bên mua bán ký kết, có thể hiểu PO giống như một phụ lục của hợp đồng và có giá trị thấp hơn hợp đồng ngoại thương.
Nội dung cần thể thiện trên Purchase Order (PO)
- Date and Number: số đơn và ngày đặt hàng
- Buyer/Seller information: thông tin người mua/bán (tên, email, fax
- PIC – person in contact: người đại diện liên lạc
- Product’s name and commodity, unit price: tên, mô tả hàng hóa, đơn giá
- Packing: quy cách đóng gói
- Quantity: số lượng
- Specification: các thông số kĩ thuật
- Total amounts (giá trị hợp đồng)
- Các điều kiện, điều khoản thỏa thuận
- Payment terms: điều kiện thanh toán.
- Delivery terms: điều kiện giao hàng
- Signature: chữ ký.
Yêu cầu mua hàng PO (Purchase Order) dùng làm gì?
Thông thường đơn đặt hàng cho người mua phát hành để tóm tắt lại những yêu cầu từ phia người bán hàng.
Nhiều trường hợp giao dịch quen thuộc không cân sử dụng hợp đồng 2 bên mua bán sẽ sử dụng PO mua hàng có giá trị tương tự như hợp đồng.
PO có bắt buộc không? đây không phải chứng từ bắt buộc có trong bộ chứng từ mua bán ngoại thương
Phân biệt nhanh các loại chứng từ thường gây nhầm lẫn
Phân biệt purchase order (PO) với contract (SC) và proforma Invoice (PI)
Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ): Proforma Invoice (PI) hay hóa đơn chiếu lệ là một bản dự thảo hóa đơn được soạn bởi nhà xuất khẩu khi 2 bên bắt đầu giao dịch nhằm note lại các thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu, điều khoản, điều kiện khác. (Lưu ý: PI do nhà xuất khẩu – bên bán soạn thảo) – Không dùng để thanh toán.
PO (Purchase Order) do nhà nhập khẩu soạn thảo gửi xang nhà cung cấp có giá trị tương tự như một yêu cầu mua hàng, Nội dung trên PO cần liệt kê chi tiết các thông tin về hàng hóa, đơn giá, số lượng và trị giá như trên hợp đồng nhưng giá trị pháp lý thấp hơn nhiều so với hợp đồng.
Sale Contract (sc) là chứng từ quan trọng nhất và nên được ưu tiên làm trong mua bán quốc tế, sau một thời gian thỏa thuận, thương lượng hai bên mua bán sẽ tiến hành ký kết hợp đồng, trong hợp đồng phải thể hiện cực kì rõ ràng các điều khoản về các bên tham gia, hàng hóa, giá cả, điều khoản bảo hành, phạt… Luôn phải kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng một cách cẩn thận, đúng với thực tế, kể cả những vấn đề nhỏ nhất tránh sai sót sau này.
Kết luận:
Thực tế, trong bộ hồ sơ hải quan hiện nay không yêu cầu doanh nghiệp phải xuất trình contract, PI hay PO (trừ khi có nghi ngờ) nhưng bạn tuyệt đối không được chủ quan, xem nhẹ những chứng từ này vì có thể sẽ phát sinh những vấn đề như:
- Doanh nghiệp bị tham vấn giá sau thông quan, kiểm tra sau thông quan
- Hai bên mua – bán gặp vấn đề, xảy ra claim, kiện cáo,…
Do vậy, qua bài viết trên PO là gì, hi vọng bạn đã có thêm thông tin và phân biệt rõ được Purchase order (đơn đặt hàng) và phân biệt được PO với các loại giấy tờ liên quan khác trong lô hàng.
_____________________________________________________________
HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN
- Văn phòng Hồ Chí Minh:
– 45 Thạch Thị Thanh, Phường Tân Định, Quận 1
- Văn Phòng Hà Nội:
– 185 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
– Số 43 Khu Tập Thể Công An Xa La, TDP 12, P. Phúc La, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội
- Hotline tư vấn đào tạo: 0964.237.168
- Hotline tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan: 0931.705.774
- Gmail: [email protected]
Chúc bạn thành công !