Giao tiếp bằng email không còn xa lạ khi các bạn tham gia hoạt động học tập ở trường lớp cũng như trong công việc. Vậy làm sao để viết một email bằng tiếng Anh gửi cho bạn hiệu quả? Trong bài viết dưới đây, IELTS Academic sẽ giúp bạn hiểu cách viết cũng như cung cấp các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn chất lượng nhất!
Bố cục bài viết email bằng tiếng Anh cho bạn
Phần mở
Để mở đầu một email bằng tiếng Anh gửi cho bạn, chắc chắn chúng ta cần có lời chào hỏi và đề cập lý do gửi email hay chủ đề/ nội dung bao quát mà chúng ta muốn truyền đạt đến người bạn của mình.
Bạn có thể sử dụng các từ/cụm từ sau để viết lời chào trong email bằng tiếng Anh của mình:
- Dear + tên người nhận (VD: Dear Lily – Thân gửi Lily). Dấu phẩy “,’ sau cụm “Dear + tên người nhận” là không bắt buộc nhé!
Sau đó, chúng ta cần giới thiệu cho người nhận biết bạn là ai một cách ngắn gọn:
- I’m/ My name is + Tên của người gửi (VD: I’m Linda – Mình là Linda đây/ My name is Linda – Tên của mình là Linda)
Nếu bạn mới biết đến người bạn này ở lần gặp đầu tiên trước đó, bạn nên cung cấp thêm thông tin để người nhận thư có thể nhớ ra bạn là ai. Điều này cũng tạo sự tin tưởng ban đầu, tránh trường hợp người nhận thư hiểu nhầm là thư rác/spam.
- We met at Highland Coffee yesterday. – Chúng mình đã gặp nhau ở cà phê Highland hôm qua đó.
- I’m the man who gave you the umbrella on Monday afternoon. – Tôi là người đàn ông đưa ô cho bạn vào chiều thứ hai đây.
Tiếp theo, đừng quên gửi lời cảm ơn hoặc xác nhận với lá thư mà bạn của bạn đã gửi trước đó (nếu có)
- Thank you for your letter in which you invited me to join your conference. – Cảm ơn lá thư bạn mời tôi đến hội thảo.
- Thank you for your letter dated 12 November – Cảm ơn lá thư bạn gửi cho tôi vào ngày 12 tháng 11 nhé.
Nội dung tiếp theo, bạn cần đề cập lý do bạn viết email là gì
- I’m writing to ask for … (Tôi viết thư này để hỏi về…)
- In this letter, I would like to talk about…(Trong lá thư này, tôi muốn nói về…)
Tham khảo thêm: Viết đoạn văn về ngày 20-11 bằng tiếng Anh
Nội dung chính
Tùy vào mục đích của email, mà phần nội dung chính sẽ biểu đạt theo các cách khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp thường gặp khi viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn.
- Email thông báo tin tức tốt/xấu
- I’m pleased/glad to inform/notify you that………. (Mình rất vui thông báo với bạn rằng…)
- You will be glad to hear that ….(Bạn chắc sẽ rất vui khi nhận tin rằng…)
- I regret to inform you that…. (Mình tiếc phải thông báo cho bạn rằng…)
- Email phàn nàn
- I’m writing to claim about …. (Mình viết thư để phàn nàn về..)
- I’m writing to express my dissatisfaction with… (Mình viết thư để bày tỏ sự không hài lòng với …)
- Email yêu cầu
- I would like to ask your explanation about …(Mình muốn hỏi bạn về việc giải thích cho…)
- I would particularly like to know… (Tôi đặc biệt muốn biết về…)
- I’m writing to ask you about…(Mình viết thư để hỏi bạn về việc…)
- Email đề cập đến các vấn đề đã/đang/sẽ trao đổi
- I’m writing to provide you with detail… (Mình viết thư để gửi bạn chi tiết về..)
- As you told me about the project, i think it had better…(Như bạn đã nói với mình về dự án, mình nghĩ sẽ tốt hơn ….)
- Email để kể lại chuyện/trải nghiệm
- I’m writing to tell you about.. (Mình viết thư để kể về…)
Phần kết
Trong phần kết của bài viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn, bạn sẽ bày tỏ mong muốn và nhắn nhủ với người nhận. Sau đó là ký tên.
Một số mẫu câu cho lời nhắn nhủ thường dùng như:
- I’m looking forward to V_ing ( Mình mong …)
- Hope to hear from you early (Mong nhận được phản hồi sớm từ bạn)
Phần ký tên được trình bày như sau:
Yours sincerely/Yours faithfully
(signed)
Ghi rõ họ tên
- Mở đầu chào hỏi bằng một tên cụ thể thì sẽ kết thúc bằng Sincerely, nếu chỉ chung chung là Dear Sir/Madam thì kết thúc dùng Faithfully
- Dấu phẩy “,” sau “Yours sincerely/ Your faithfully” là không bắt buộc. Tuy nhiên, bài viết email cần có sự thống nhất từ đầu đến cuối, tức là, nếu lời mở đầu với Dear có sử dụng dấu phẩy “,” thì phần kết cũng phải dùng và ngược lại.
Ngoài ra, có thể dùng “Best wishes” hoặc “Best regards” đối với lá thư thân mật hơn.
Lưu ý viết email bằng tiếng Anh cho bạn
- Email cần được viết ngắn gọn, súc tích.
- Tiêu đề Email cần tóm gọn được nội dung chính nhằm thu hút người đọc
- Trình bày email rõ ràng từng ý, tách đoạn phù hợp, không viết hoa toàn bộ lá thư để tránh gây cảm giác khó chịu cho người đọc.
- Highlight các ý chính nếu cần thiết.
- Kiểm tra tệp đính kèm ít nhất 2 lần trước khi nhấn nút gửi để tránh trường hợp gửi thiếu nội dung.
Các bài mẫu viết email cho bạn bằng tiếng Anh
Tổng kết
Như vậy, IELTS Academic đã giúp bạn hiểu rõ cách viết cũng như cung cấp các bài mẫu viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn. Bạn có thể xem thêm các bài mẫu tại Tự học IELTS Writing. Hi vọng qua bài viết này, bạn đã có tích lũy thêm những kiến thức tiếng Anh bổ ích!
Bên cạnh những bài mẫu này IELTS Academic sẽ giới thiệu đến bạn một trang web bổ ích đa lĩnh vực đó là UpFile. Đây là website cung cấp nhiều nguồn tài liệu chất lượng và hoàn toàn miễn phí ở đa dạng lĩnh vực sẽ giúp ích cho bạn trong việc học tập.